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FAX送信について

HomeClinic にはFAX送信機能が備わっており、各マネージャーなどからFAX送信を行うことができます。

FAX送信処理の際には以下のようなFAX送信フォームが開きます。
(訪問日程表で行う訪問日時連絡のFAX送信フォームについては、若干異なるフォームです)

基本的には各入力項目を選択・入力して、最下段に並ぶボタンのFAX送信ボタンクリックで送信する形になります。
送信先のFAX番号は(送信先の候補が複数存在するときは)ドロップダウンリストから選択して入力しますが、任意の番号を直接入力して送信することも可能です。
また、本文の入力は、ダブルクリックでテンプレート入力を行うこともできます。

<プレビュー>
送信する内容を確認したい場合には、プレビューボタンをクリックするとプレビューが表示され、実際送信される文書のイメージを確認することができます。

<一時保存>
作成の途中でFAX送信フォームを閉じる場合、作成中の内容を保持したままフォームを閉じることができます。
一時保存ボタンをクリックすると、フォームがいったん閉じられ、画面右上に再表示ボタンが表示されます。再度フォームを表示する場合はこの再表示ボタンをクリックすると元の状態に戻ります。

<印刷>
システム上でFAX送信を行わず、FAX機器などからFAX送信を行う必要がある場合には、印刷ボタンをクリックすると作成した文書が印刷されるので、それをFAX機器などで送信してください。

<訴求広告>
診療マネージャーで作成される「診療内容報告書 兼 情報提供書」および 「診療内容報告書 兼 内容説明書」をFAX送信する場合、FAX送信される文書の下部に訪問歯科の訴求広告を付加することができます。
本文下のチェックボックスにて「訴求広告を付加する」にチェックを入れて送信すると、下部に訴求広告が入った文書が送信されます。
介護事業所などへの送付の際に付加して送信すれば、ケアマネージャーさんなどに対する訴求となります。


以下はプレビュー表示のサンプルです。
実際に送信されるFAXはこのような形になります。




*送信元のFAX番号について

システム上で送信されるFAXはすべて yui のFAX番号(052-355-7216)から送信されます。
ただし、送信する文書には医院のFAX番号はしっかり明記されます。


*送信の完了について

システム上でFAX送信ボタンをクリックして送信処理を完了しても、厳密にはFAX送信が完了したわけではなく、Windowsに送信指示を送ったにすぎません。
Windowsが正常に送信を完了したかどうかを確認するには、FAXの送信トレイを確認する必要があります。まれに送信エラーとなり正常にFAX送信が完了しないケースがあるので、念のため確認しておくといいでしょう。

◎ガイドムービーもあります → FAX送信の完了確認


デスクトップ上にあるショートカット「FAX」をダブルクリックすると、以下のようなフォームが開きます。このフォーム上でFAXの処理状況を確認することができます。

左側にあるメニューから「送信トレイ」を選択します。
送信トレイには処理が継続中のタスク(FAX)が表示されています。

現在処理中のタスクは、状態が「処理中」と表示されています。
処理が完了し、FAXが正常に送信されたものは送信トレイから消えていきます(「送信済みアイテム」に移動します)。
つまり、送信トレイに何も残っていなければ、実施したFAX送信処理はすべて正常に完了しているということです。

何らかのエラーによって送信できなかった処理は、図のようにエラーとして送信トレイに残ったままになります。
このとき、状態には「再試行中」、拡張状態には「致命的なエラー」を表示されます。
エラーになった処理については、正常に送信されるまで5分おきに最大試行回数3回まで繰り返されますが、3回ともエラーになった場合には、状態が「再試行超過」となりFAX送信処理はそれ以上実行されません。

再試行超過となって停止中の処理を再起動させて、再度FAX送信処理を行う場合

再試行超過となっている処理を右クリックして表示されるプロパティで「再起動」をクリックします。


送信がエラーになる原因は相手先の回線の状態が原因となっていることもありますが、送信処理を行ったすべての処理がエラーになっている場合はサーバーに問題がある可能性が高いので、その場合には yui へご連絡ください → お問い合わせ

メール送信について

HomeClinic にはメール送信機能が備わっており、診療マネージャーの文書送信と訪問日程表の訪問日時連絡にてメール送信を行うことができます。

メール送信処理の際には以下のようなメール送信フォームが開きます。

基本的には各入力項目を選択・入力して、最下段に並ぶボタンのメール送信ボタンクリックで送信する形になります。
本文の入力は、ダブルクリックでテンプレート入力を行うこともできます。

<一時保存>
作成の途中でメール送信フォームを閉じる場合、作成中の内容を保持したままフォームを閉じることができます。
一時保存ボタンをクリックすると、フォームがいったん閉じられ、画面右上に再表示ボタンが表示されます。再度フォームを表示する場合はこの再表示ボタンをクリックすると元の状態に戻ります。


*送信元のメールアドレスについて

システム上で送信されるメールはすべて(ゆいめ~るも含む) 送信専用アドレス info@yuifamily.com から送信されます。
あらかじめ相手先にはこのアドレスから送信することや、送信専用アドレスなので返信はできない旨を伝えておく方がいいかもしれません。

送信専用アドレスになるので、受信者はメールに対して返信することはできません(返信したとしてもエラーで戻ってきます)。

FAX・メールで利用できるテンプレート入力について

FAX・メール・ゆいめ~るの各送信フォームの本文入力欄にて、ダブルクリックすると以下のようなポップアップフォームが開き、テンプレート入力を行うことができます。

◎ガイドムービーもあります → その他の補助機能など(動画内8:00頃から)

登録されたテンプレート(候補文)から選択して入力を行うことができます。

よく使用する文章は、登録しておくと簡単に入力することができます。

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